Dernière mise à jour: 9 juin 2025
S’applique à : l’application mobile Kouloo, https://www.kouloo.com et https://portail.kouloo.com
À propos de cette politique
Cette politique de confidentialité explique comment Solutions Nuxovia Inc., exerçant ses activités sous le nom « Kouloo » (« Kouloo », « nous », « notre »), collecte, utilise, divulgue, conserve et protège les renseignements personnels lorsque vous utilisez notre application mobile et notre site web. Elle répond aux exigences de transparence et de divulgation lorsque les renseignements personnels sont collectés par des moyens technologiques et doit être rédigée en termes clairs et simples.
Définitions
Aux fins de cette politique :
- « Renseignement personnel » désigne toute information relative à une personne identifiable.
- « Traitement » désigne toute opération effectuée sur des renseignements personnels, telle que la collecte, l’utilisation, la divulgation, le stockage ou la suppression.
- « Enfant » désigne un mineur de moins de 14 ans, tel que défini par la loi applicable au Québec.
- « Consentement » désigne un accord libre, spécifique, éclairé et sans ambiguïté au traitement des renseignements personnels.
1) Identité de l’organisation et Responsable de la protection des renseignements personnels
- Organisation : Solutions Nuxovia Inc. (faisant affaire sous le nom Kouloo)
- Adresse enregistrée : 3, rue de Sannois, Terrebonne (Québec) J6W 0B2, Canada
- Responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25) : André Claude Chagnon, Président]
- Contact : legal@nuxovia.com | 1-888-918-0144
Kouloo désigne un responsable de la protection des renseignements personnels et publie ses coordonnées. Ce responsable supervise la gouvernance des renseignements personnels et peut être contacté pour toute demande ou plainte relative à la vie privée.
2) Ce que nous collectons
Nous collectons les catégories suivantes de renseignements personnels lors de la création de compte et de l’utilisation de l’application/site :
- Compte et authentification : nom d’utilisateur, mot de passe, courriel.
- Profil : prénom/nom, téléphone mobile, photo de profil (optionnelle), liens/relation avec enfants.
- Informations sur les enfants (fournies par un parent/tuteur) : prénom/nom de l’enfant, nom et groupe du service de garde, photo.
- Données de l’appareil et de l’application (automatique) : horodatages, adresse IP, système d’exploitation/plateforme, modèle, version, langue, version de l’application, localisation approximative ou précise (si activée), rapports de crash/diagnostics.
- Témoins, SDK et technologies similaires : identifiants, événements analytiques, préférences (voir section 9).
Nous limitons la collecte à ce qui est nécessaire aux fins déclarées et évitons de collecter des données sensibles sauf si requis et consenti.
Nous prenons des mesures raisonnables pour garantir que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour, et encourageons les utilisateurs à mettre à jour leurs informations régulièrement.
3) Finalités et bases légales (pourquoi nous collectons)
Nous utilisons les renseignements personnels pour :
- Ouvrir et gérer les comptes ; authentifier les utilisateurs.
- Vérifier l’identité/la relation avec les services de garde et valider l’inscription de l’enfant.
- Fournir les fonctionnalités principales (coordination des ramassages, préférences telles que le mode de transport, notifications).
- Sécurité, prévention de la fraude et des abus ; journaux et contrôles d’accès.
- Conformité aux obligations légales/réglementaires et traitement des demandes/plaintes.
- Amélioration du service (analytique, qualité, performance).
Nous obtenons un consentement libre, éclairé et spécifique pour chaque finalité qui l’exige, notamment pour la géolocalisation, le profilage ou les fonctions d’identification/localisation.
Pour toute nouvelle technologie ou activité de traitement pouvant présenter un risque élevé pour la vie privée, Kouloo réalise une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) conformément à la Loi 25.
4) Permissions et fonctionnalités mobiles
Nous demandons les permissions au niveau du système d’exploitation uniquement lorsque nécessaire, et vous pouvez les modifier dans les paramètres de l’appareil :
- Localisation (premier plan/arrière-plan) : pour activer les fonctionnalités basées sur la localisation (ex. : estimation d’arrivée, enregistrement), désactivée par défaut ; localisation précise/approximative configurable.
- Caméra/photos (optionnel) : pour les photos de profil/enfant.
- Notifications push : alertes opérationnelles et mises à jour (activation via le système d’exploitation).
Nous présentons un avis contextuel indiquant la finalité avant chaque demande de permission.
5) Gestion du consentement
- Un consentement explicite et granulaire est obtenu pour chaque finalité au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour fournir le service demandé.
- Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres de l’application ou en nous contactant.
- Données des enfants : Les comptes sont destinés aux adultes/tuteurs. Lorsque des informations sur un mineur sont impliquées, nous nous appuyons sur le consentement parental/tuteur et prenons des mesures pour vérifier l’autorité avant de traiter les données de l’enfant.
Nous ne permettons pas sciemment aux enfants de créer des comptes. Toutes les données relatives aux enfants doivent être soumises par un parent ou tuteur vérifié. Nous appliquons des mesures de protection renforcées aux données des enfants, notamment un accès limité, le chiffrement et un partage restreint.
6) Vos droits
Sous réserve de la loi applicable, vous avez le droit de :
- Accéder à vos renseignements personnels et les rectifier.
- Retirer votre consentement au traitement pour des finalités optionnelles.
- Portabilité des données (recevoir une copie structurée de certaines données), mise en œuvre selon les délais de la Loi 25.
- Cessation de la diffusion/déréférencement dans les contextes applicables.
- Déposer une plainte auprès du responsable de la vie privée de Kouloo et, si non résolue, auprès de la Commission d’accès à l’information.
Nous fournissons des mécanismes simples dans l’application ou par courriel pour exercer ces droits.
7) Conservation et suppression
Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire pour atteindre les finalités déclarées, puis les supprimons ou anonymisons de manière sécurisée selon notre calendrier de conservation. Après la fermeture du compte, certaines données peuvent être conservées pour des raisons de sauvegarde, d’audit et de conformité pendant une période commercialement raisonnable, puis supprimées/anonymisées. Les périodes et critères de conservation sont disponibles sur demande.
8) Sécurité
Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnées aux risques, telles que le chiffrement en transit/au repos, l’accès basé sur les rôles, la gestion des comptes privilégiés, les pare-feu, la gestion sécurisée des clés et l’élimination sécurisée (broyage/effacement). Aucun moyen n’est 100 % sécurisé, mais nous utilisons des moyens commercialement acceptables et des contrôles basés sur les risques.
9) Témoins, SDK et technologies similaires
- Témoins du site web : Nous utilisons des témoins nécessaires et, avec consentement, des témoins analytiques/fonctionnels. Les paramètres du navigateur permettent de refuser les témoins non essentiels ; le refus peut affecter certaines fonctionnalités.
- SDK/identifiants mobiles : Avec consentement, nous pouvons utiliser [ex. : Firebase Analytics, Crashlytics, SDK de cartographie] pour mesurer l’utilisation, les diagnostics et fournir des fonctionnalités. Vous pouvez désactiver l’analyse dans Paramètres → Confidentialité.
Nous fournissons des informations claires et obtenons le consentement pour les technologies de profilage ou de suivi lorsque requis.
10) Fournisseurs de services tiers
Nous engageons des sous-traitants vérifiés pour héberger les données, fournir les fonctions de l’application et assurer le support. Ils accèdent aux renseignements personnels uniquement pour exécuter les services convenus, sous des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité.
Nous ne vendons ni ne partageons les renseignements personnels avec des tiers à des fins de marketing ou de publicité. Tout partage est strictement limité aux fournisseurs de services sous obligations contractuelles.
11) Transferts internationaux
Kouloo enregistre et traite les données au Canada. Si nous transférons des renseignements personnels hors du Canada, nous évaluerons d’abord les risques pour la vie privée (cadre juridique, mesures de protection), mettrons en œuvre des protections contractuelles appropriées et vous informerons de tels transferts conformément à la loi.
12) Prise de décision automatisée et profilage
Si nous introduisons des fonctionnalités ayant un impact significatif sur vous basé sur un traitement automatisé ou un profilage, nous : (i) vous informerons de la logique décisionnelle ; (ii) obtiendrons le consentement lorsque requis ; et (iii) fournirons un moyen de contester ou de demander une révision humaine.
13) Gestion des incidents et notification de violation
Nous tenons un registre des incidents et un processus pour évaluer et contenir les incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous informerons la CAI et les personnes concernées et prendrons des mesures raisonnables pour réduire les risques.
14) Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique périodiquement. Nous annoncerons les changements importants dans l’application et/ou sur notre site web avant leur entrée en vigueur et mettrons à jour la date d’entrée en vigueur en haut du document.
15) Contact
Responsable de la protection des renseignements personnels — Kouloo
Courriel : legal@nuxovia.com
Adresse postale : Solutions Nuxovia Inc., À l’attention des affaires juridiques, 3, rue de Sannois, Terrebonne (Québec) J6W 0B2, Canada
Cette politique de confidentialité est disponible en français et en anglais. En cas de divergence, la version française prévaut pour les résidents du Québec.